Стиль работы

Как проводить успешные видеоконференции

Reading Time: 2 minutes

С развитием тенденции к глобализации все больше сотрудников стремятся работать удаленно. Именно поэтому видеоконференции становятся незаменимым средством связи для деловых людей. Наше исследование показало, что 40 % сотрудников по всему миру используют видеоконференции на постоянной основе. В Мексике этот показатель составляет 60 %, а в Китае — 61 %. Но проведение успешной видеоконференции не ограничивается включением камеры.

Для начала обратите внимание на микрофон: очень важно проверить все настройки. Программное обеспечение для проведения видеоконференций позволяет проверить качество звука и видео еще до начала мероприятия. Во время видеоконференции важно иметь постоянный доступ к кнопке выключения звука на микрофоне. Хороший тон — отключить микрофон в то время, когда Вы молчите. Шумы на заднем фоне могут отвлекать других участников. Но будьте готовы включиться в беседу, как только это потребуется.

Выберите место для проведения видеоконференции. Неудачный ракурс может дискредитировать Вас в глазах других участников. Непременно позаботьтесь об освещении, чтобы каждый участник мероприятия Вас хорошо видел. Если на улице солнечно, то, возможно, Вам придется закрыть окна плотными шторами и включить настольную лампу, чтобы избежать бликов.

Будьте сосредоточены. Во время телефонных переговоров Вы можете отвлечься на проверку электронной почты и заняться другими задачами, однако видеоконференция предполагает совершенно иной подход. Убедитесь, что в ходе мероприятия Вас ничто не будет отвлекать и Вы не упустите ни одного важного момента. Если у Вас дома шумно, забронируйте переговорную комнату в ближайшем отделении Регус.
Кроме того, как бы сильно Вам этого ни хотелось, избегайте смотреть на свое изображение на мониторе. Целью Вашего взгляда должны быть другие участники. Особенно, если Вы с ними говорите. Следуя этому совету, Вы сможете смотреть собеседнику в глаза. Если же Ваш взгляд направлен на экран, другим участникам может показаться, что Вы отвлекаетесь.

Будьте активны и вовлекайте в диалог других. Если Вы проводите видеоконференцию, держитесь так, словно ведете персональный урок для каждого участника. Называйте каждого по имени, задавайте вопросы, чтобы убедиться, что Вас слушают, и смотрите прямо в камеру. Ни в коем случае не сводите мероприятие к простому прочтению слайдов, ведь это коллеги могут сделать и сами. Если же Вы просто участник встречи, посылайте невербальные сигналы (например кивайте, если согласны с каким-либо утверждением) и не стесняйтесь задавать вопросы. Собираясь высказаться, не забудьте включить микрофон, всегда смотрите в камеру. Перед началом выступления представьтесь. Например: “Здравствуйте! Меня зовут… Хотелось бы спросить…”

Участвуя в видеоконференции, придерживайтесь этики живого общения, и тогда Ваши навыки в этой сфере будут стремительно совершенствоваться.